Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định của pháp luật. 

Bước 2: Định kỳ 10 năm một lần, người nước ngoài thường trú phải đến nộp hồ sơ tại Phòng Quản lý xuất, nhập cảnh để đề nghị cấp đổi thẻ.
* Cán bộ quản lý xuất nhập cảnh tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ: 
Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ thì viết giấy biên nhận trao cho người nộp. 
Trường hợp hồ sơ thiếu, hoặc không hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn để người đến nộp hồ sơ làm lại cho kịp thời. 
* Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần (ngày lễ, tết nghỉ). 
Bước 3: Người nước ngoài Phòng Quản lý xuất, nhập cảnh, Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi xin thường trú để nhận thẻ thường trú: 
Người nhận đưa giấy biên nhận để đối chiếu. Cán bộ trả kết quả kiểm tra và yêu cầu ký nhận, trả thẻ thường trú cho người đến nhận kết quả. 
* Thời gian trả kết quả: Từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần (ngày lễ, tết nghỉ).

Quy định tại Điều 43 – Luật nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh và cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam:

- Tờ khai đề nghị cấp đổi  thẻ thường trú (Mẫu NA13);

- Thẻ thường trú;

- 3 ảnh (cỡ 2x3cm nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần);

- Bản sao hộ chiếu có chứng thực;

- Trường hợp thay đổi nội dung ghi trong thẻ thường trú phải có giấy tờ chứng minh nội dung thay đổi ghi trong thẻ thường trú.

Cá nhân.

Đảm bảo đúng các trường hợp và điều kiện cho thường trú theo quy định tại Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam; cụ thể là:
+ Các trường hợp được xét cho thường trú:
1. Người nước ngoài có công lao, đóng góp cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam được nhà nước Việt Nam tặng huân chương hoặc danh hiệu vinh dự nhà nước.
2. Người nước ngoài là nhà khoa học, chuyên gia đang tạm trú tại Việt Nam.
3. Người nước ngoài được cha, mẹ, vợ, chồng, con là công dân Việt Nam đang thường trú tại Việt Nam bảo lãnh.
4. Người không quốc tịch đã tạm trú liên tục tại Việt Nam từ năm 2000 trở về trước.
+ Điều kiện xét cho thường trú: 
1. Người nước ngoài quy định tại các trường hợp nêu trên được xét cho thường trú nếu có chỗ ở hợp pháp và có thu nhập ổn định bảo đảm cuộc sống tại Việt Nam.
2. Người nước ngoài quy định là nhà khoa học, chuyên gia đang tạm trú tại Việt Nam phải được Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ quản lý nhà nước về lĩnh vực chuyên môn của người đó đề nghị.
3. Người nước ngoài được cha, mẹ, vợ, chồng, con là công dân Việt Nam đang thường trú tại Việt Nam bảo lãnh đã tạm trú tại Việt Nam liên tục từ 03 năm trở lên.

- Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam – Luật số 47/2014/QH13 có hiệu lực từ 01/01/2015.

- Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam - Luật số 51/2019/QH15 có hiệu lực từ 01/07/2020.

- Nghị định 82/2015/NP-CP ngày 24/9/2015  của Chính phủ quy định về việc miễn thị thực cho người Việt Nam định cư ở nước ngoài và người nước ngoài là vợ, chồng con của người Việt Nam định cư ở nước ngoài hoặc công dân Việt Nam.

- Thông tư số 04/2015/TT-BCA ngày 05/01/2015 Thông tư quy định mẫu giấy tờ liên quan đến việc nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam..

- Thông tư số 31/2015/TT-BCA ngày 06/7/2015 Thông tư hướng dẫn của Bộ công an hướng dẫn một số nội dung về cấp thị thực, cấp thẻ tạm trú, cấp giấy phép xuất nhập cảnh, giải quyết thường trú cho NNN tại Việt Nam.

- Thông tư số 25/2021/TT-BTC, ngaỳ 07/04/2021 của Bộ Tài Chính quy định mức thu, chế độ thu, nôp, quản lý và sử dụng lệ phí trong lĩnh vực xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh, cư trú tại Việt Nam (có hiệu lực từ ngày 22/05/2021).