Đăng ký mẫu con dấu, thu hồi con dấu của các đơn vị sau khi sắp xếp, tổ chức đơn vị hành chính các cấp và triển khai mô hình chính quyền địa phương 02 cấp

Để các cơ quan, tổ chức, chức danh Nhà nước thực hiện đúng các quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu; kịp thời sáp nhập tổ chức đơn vị hành chính ở địa phương, Công an tỉnh Kon Tum hướng dẫn thực hiện cụ thể như sau:

I. Đăng ký mẫu con dấu mới, nộp lại con dấu cũ

Các cơ quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc sau khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc thực hiện sáp nhập có hiệu lực thi hành phải thực hiện ngay thủ tục đăng ký mẫu con dấu mới, nộp lại con dấu cũ của cơ quan, tổ chức sáp nhập theo quy định (Đối với cơ quan, tổ chức không có sự thay đổi liên quan đến mẫu con dấu đang sử dụng không phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu), cụ thể:

1. Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu 

1.1. Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới (quy định tại khoản 1, 2, 3, 4 Điều 13 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP), cụ thể: 

- Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu có hình Quốc huy: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền. 

- Đối với cơ quan có chức năng quản lý nhà nước, cơ quan chuyên môn: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền. 

- Tổ chức sự nghiệp, hồ sơ gồm: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền; Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật. 

- Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, hồ sơ gồm: Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền; Điều lệ hoạt động của tổ chức đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. 

1.2. Hồ sơ đăng ký lại mẫu con dấu (quy định tại khoản 2 Điều 15 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP và điểm b khoản 6 Điều 2 Nghị định số 56/2023/NĐ- CP ngày 24/7/2023 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 96/2016/NĐ-CP, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, Nghị định số 137/2020/NĐ- CP), cụ thể: 

Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do và người được cử liên hệ nộp hồ sơ; Quyết định thay đổi về tổ chức, đổi tên cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước của cơ quan có thẩm quyền. 

2. Giao nộp, thu hồi con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu

- Căn cứ quy định tại khoản 4 Điều 24 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP thì các cơ quan tổ chức sử dụng con dấu có trách nhiệm giao nộp con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu thuộc các trường hợp bị thu hồi quy định tại điểm a, b khoản 1 Điều 18 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, trong các trường hợp sau đây:

+ Đăng ký lại mẫu con dấu do con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng, thay đổi chất liệu hoặc cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có sự thay đổi về tổ chức, đổi tên;

+ Có quyết định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ của cơ quan có thẩm quyền.

- Cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP theo thẩm quyền có trách nhiệm thu hồi con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng con dấu, cấp giấy chứng nhận thu hồi con dấu theo mẫu quy định.

- Hồ sơ đề nghị thu hồi con dấu (quy định tại khoản 7 Điều 2 Nghị định số 56/2023/NĐ-CP ngày 24/7/2023 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 96/2016/NĐ-CP, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, Nghị định số 137/2020/NĐ-CP), cụ thể: Văn bản của cơ quan, tổ chức nộp lại con dấu nêu rõ lý do và người được cử liên hệ để thực hiện; Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.

3. Hình thức nộp hồ sơ (quy định tại khoản 3 Điều 2 Nghị định số 56/2023/NĐ-CP), cụ thể:

Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước nộp 01 bộ hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục về con dấu cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP theo hình thức nộp qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của Bộ Công an (trừ các văn bản, giấy tờ không được phép đăng tải qua hệ thống mạng theo quy định của pháp luật). 

4. Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính (quy định tại khoản 7 Điều 11 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP), cụ thể:

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết, Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH Công an tỉnh mới sau sáp nhập có trách nhiệm trả kết quả đăng ký mẫu con dấu mới, đăng ký lại mẫu con dấu, đăng ký thêm con dấu, đăng ký dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.

Các đơn vị hành chính cấp tỉnh, huyện, xã sau sáp nhập thì cơ quan, tổ chức thực hiện thủ tục giao nộp con dấu cũ tại Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH Công an tỉnh mới sau sáp nhập.

II. Sử dụng tài khoản định danh điện tử

Các cơ quan, tổ chức sử dụng tài khoản định danh điện tử của cơ quan, tổ chức mình để thực hiện dịch vụ công đăng ký mẫu con dấu kể từ ngày 01/7/2025, cụ thể: 

- Đối với các cơ quan, tổ chức đã có tài khoản định danh điện tử: Cơ quan, tổ chức thực hiện cập nhập thông tin người đứng đầu, người đại diện theo pháp luật và các thông tin khác của cơ quan, tổ chức (nếu có thay đổi) qua ứng dụng VneID hoặc tại Công an các đơn vị, địa phương (Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội hoặc Công an cấp xã mới sau sáp nhập). 

 - Đối với cơ quan, tổ chức chưa có tài khoản định danh điện tử: Cơ quan, tổ chức khẩn trương đăng ký tài khoản định danh điện tử, hoàn thành trước ngày 01/7/2025.