Chấn chỉnh việc thực hiện các quy định về công chứng, chứng thực

Theo Sở Tư pháp, thời gian qua, các cơ quan tiến hành tố tụng đã có văn bản phản ánh về tình trạng chứng nhận các hợp đồng, giao dịch không đúng quy định của pháp luật và tình trạng giả mạo giấy tờ, giả mạo chữ ký của người yêu cầu công chứng, chứng thực... Thực hiện chức năng giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về hoạt động công chứng, chứng thực; đồng thời để việc chứng nhận các hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh đúng quy định của pháp luật, hạn chế các rủi ro pháp lý, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của người dân, tổ chức, doanh nghiệp, Sở Tư pháp đã ban hành Văn bản số 1266/STP-HC&BTTP ngày 25/7/2023 gửi các địa phương, đơn để chấn chỉnh tình trạng trên, với các nội dung sau:

1. Thực hiện nghiêm chỉnh các quy định Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành; Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; cũng như các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền.

2. Trong quá trình chứng nhận các hợp đồng, giao dịch tuyệt đối không để xảy ra tình trạng vi phạm thủ tục công chứng, chứng thực dẫn đến tạo điều kiện cho người tham gia hợp đồng, giao dịch giả mạo người yêu cầu công chứng, chứng thực; giả mạo người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch; giả mạo chữ ký của người yêu cầu công chứng, chứng thực hoặc giả mạo giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng, chứng thực.

Việc ký, điểm chỉ của người yêu cầu công chứng, chứng thực; người làm chứng; người phiên dịch phải được thực hiện trước mặt công chứng viên hoặc trước mặt người có thẩm quyền chứng thực hoặc người tiếp nhận hồ sơ chứng thực theo quy định của pháp luật công chứng, chứng thực.

3. Thường xuyên rà soát việc đăng ký chữ ký mẫu của các tổ chức tín dụng. Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng đã đăng ký chữ ký mẫu thì người có thẩm quyền chứng nhận hợp đồng, giao dịch hoặc người tiếp nhận hồ sơ phải đối chiếu chữ ký mẫu với chữ ký trong hợp đồng trước khi thực hiện việc công chứng, chứng thực.

4. Khi tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, chứng thực phải yêu cầu người yêu cầu công chứng, chứng thực xuất trình bản chính của các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu và thực hiện đối chiếu trước khi thực hiện các bước tiếp theo theo quy định của pháp luật.

5. Đối với các tổ chức hành nghề công chứng: Tuyệt đối không để xảy ra tình trạng nhân viên lấy trước chữ ký, dấu điểm chỉ của người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch trước khi chuyển hồ sơ cho Công chứng viên kiểm tra, thực hiện chứng nhận hợp đồng, giao dịch, dễ tạo điều kiện cho người tham gia hợp đồng, giao dịch và những người có liên quan lợi dụng để thực hiện hành vi gian dối hoặc làm căn cứ để khởi kiện yêu cầu tuyên bố văn bản công chứng là vô hiệu.

6. Trang bị các thiết bị ghi hình (camera) tại trụ sở của tổ chức hay bộ phận một cửa của cấp xã, cấp huyện và có kế hoạch lưu trữ các video lâu dài nhằm phục vụ cho việc truy xuất sau này (nếu có); đồng thời trang bị các thiết bị nhằm phát hiện giấy tờ giả mạo, soi chiếu dấu vân tay.

7. Quán triệt tinh thần và các quy định của Chỉ thị số 21/CT-TTg ngày 25/5/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường phòng ngừa, xử lý hoạt động lừa đảo chiếm đoạt tài sản; tiếp tục phổ biến các phương thức lừa đảo của các đối tượng xấu được nêu tại Văn bản số 2589/VPCQCSĐT ngày 21/7/2020 của Cơ quan cảnh sát điều tra - Bộ Công an về tăng cường quản lý, kiểm tra, chấn chỉnh hoạt động của các Văn phòng công chứng, Thừa phát lại trên toàn quốc đến các cá nhân, tổ chức có liên quan để họ biết, có các biện pháp phòng ngừa rủi ro; đồng thời, hướng dẫn các chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch thực hiện các việc sau:

Chủ động tìm hiểu tình trạng pháp lý của tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch trước khi tiến hành ký kết như liên hệ các cơ quan có thẩm quyền cấp các loại giấy tờ chứng nhận quyền sử dụng, quyền sở hữu để biết thông tin;

Nghiên cứu các phương thức thanh toán phù hợp với điều kiện của mình nhằm đảm bảo hạn chế thấp nhất các rủi ro có thể xảy ra như: 02 bên có thể thỏa thuận sau khi thực hiện xong các các thủ tục đăng ký biến động tài sản, sang tên, đổi chủ thì bên mua mới giao tiền cho bên bán; thanh toán bằng hình thức chuyển khoản của các tổ chức tín dụng; nếu thanh toán bằng tiền mặt thì có thể liên hệ Văn phòng Thừa phát lại để lập Vi bằng nhằm ghi nhận sự kiện giao nhận tiền…/.