Thực hiện nghiêm các quy định pháp luật về công chứng, chứng thực

Ngày 25/10/2023, Sở Tư pháp ban hành Công văn số 1932/STP-HC&BTTP về việc tăng cường thực hiện nghiêm các quy định pháp luật về công chứng, chứng thực. Theo đó, để việc công chứng bản dịch, công chứng hợp đồng mua bán xe máy, xe ô tô, việc chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản... tại các tổ chức hành nghề công chứng, các cơ quan có thẩm quyền chứng thực trên địa bàn tỉnh Kon Tum thực hiện đúng quy định của pháp luật về công chứng và chứng thực và các quy định pháp luật có liên quan, Sở Tư pháp đề nghị các cơ quan có liên quan đề nghị thực hiện một số nội dung sau:

Sở Thông tin và Truyền thông; Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Sở Kế hoạch và Đầu tư; Công an tỉnh chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp thường xuyên rà soát, giám sát và xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân quảng cáo, đăng tin không chính xác, treo biển hiệu liên quan đến hoạt động công chứng nhằm gây nhầm lẫn đối với cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp gây bức xúc trong dư luận xã hội.

Đề nghị Ủy ban nhân dân các huyện/ thành phố; các tổ chức hành nghề công chứng, căn cứ chức năng, nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện hoặc thực hiện nội dung sau:

Thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật công chứng, chứng thực trong đó lưu ý các nội dung sau:

- Khi chứng thực bản sao từ bản chính phải thực hiện kiểm tra, đối chiếu kỹ cả bản chính và bản sao. Trong trường hợp nghi ngờ về tính hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản thì yêu cầu các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh theo quy định tại khoản 5 Điều 9 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ; trường hợp phát hiện bản chính được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc nghi ngờ giả mạo thì phải từ chối chứng thực và lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật…

- Khi công chứng bản dịch phải tuân thủ trình tự, thủ tục tại Điều 61 Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành; Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ, Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/03/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp, tăng cường quản lý đội ngũ người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng, xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm (như ký khống nhưng không dịch trực tiếp…).

- Có biện pháp để tăng cường đội ngũ cộng tác viên dịch thuật tại địa phương, đơn vị mình.

- Chấp hành nghiêm chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng, chứng thực được quy định tại Luật Công chứng năm 2014, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ và các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ.

Hội Công chứng viên tỉnh thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn cho đội ngũ công chứng viên về các kỹ năng nhận biết giấy tờ giả trong hoạt động công chứng, chứng thực (nhận dạng chữ viết, chữ ký giả; nhận dạng hình dấu giả trong giấy tờ tài liệu; nhận dạng tài liệu bị thay ảnh, ghép ảnh, thay trang; một số kinh nghiệm xử lý tình huống khi gặp tài liệu nghi là giả, tài liệu ban hành sai về nội dung, hình thức hoặc thẩm quyền ban hành và ngăn chặn việc làm giả văn bản công chứng, chứng thực…); có biện pháp tăng cường chia sẻ thông tin, kinh nghiệm giữa các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn để phòng ngừa rủi ro khi chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký tại các tổ chức hành nghề công chứng.

Khuyến nghị các tổ chức hành nghề công chứng tăng cường giải pháp lắp đặt các thiết bị công nghệ cao để soi chiếu các loại giấy tờ giả; phối hợp với cơ quan Công an địa phương, sở, ngành liên quan để tăng cường công tác đấu tranh, phòng chống vi phạm pháp luật, trong đó có hoạt động công chứng.

Thanh tra Sở Tư pháp tăng cường công tác thanh tra, kịp thời xử lý nghiêm các sai phạm trong hoạt động công chứng. Trong đó chú trọng thanh tra đối với các hợp đồng mua bán xe máy, ô tô không đúng trình tự, thủ tục theo quy định pháp luật công chứng và pháp luật có liên quan.